Manual para el trabajo de Administración de UBPC- Ganaderas (página 2)

Atribuciones, Funciones y
Obligaciones

1. garantizar la explotación eficiente de
   la tierra,
   los animales y de
   las capacidades instaladas, propiciando el incremento de los
   rendimientos por área y por animal;
2. cumplir con la política y
   regulaciones en cuanto a la utilización de las
   variedades, la sanidad vegetal, el uso del suelo, del
   agua, de la
   medicina
   veterinaria,
   las razas, el desarrollo
   forestal, la protección del medio ambiente y
   otras que sean reguladas por interés
   estatal;
3. dirigir, organizar y controlar técnica,
   económica y administrativamente la ejecución y el
   desarrollo de todas las actividades que correspondan para
   garantizar el cumplimiento de sus objetivos
   básicos;
4. confeccionar los planes de producción, inversiones
   y otros de acuerdo con el Programa de
   Desarrollo;
5. trabajar por la obtención de resultados
   económicos favorables mediante el desarrollo de una
   gestión eficiente que se traduzca en el
   logro de altos niveles de producción con la
   utilización del mínimo de recursos
   posibles;
6. cumplir la normas técnicas
   establecidas por el Ministerio de la Agricultura
   (MINAGRI) para la producción agropecuaria que desarrolle
   y aquellas vinculadas con la explotación y mantenimiento de la maquinaria agrícola y
   los sistemas de
   riego y drenaje;
7. trabajar por incrementar la calidad de su
   producción agropecuaria;
8. contratar y vender a las entidades acopiadoras u
   otras entidades, los volúmenes y surtidos de las
   producciones de su línea fundamental, determinadas por
   la entidad que las atiende;
9. vender en el Mercado
   Agropecuario Estatal los volúmenes y surtidos de
   productos de
   su línea fundamental no comprometidas o contratadas con
   las entidades acopiadoras y las otras producciones;
10. intercambiar mediante compraventa con otras Unidades
    Básicas de Producción Cooperativas
    (UBPC) productos de su línea fundamental no contratadas
    u otras producciones necesarias para el
    autoabastecimiento;
11. controlar la actividad económica en general,
    la correcta aplicación de la política de precios y
    fiscal,
    operar cuentas
    bancarias, llevar la contabilidad
    y suministrar la información mínima oficial
    establecida por el MINAGRI, los ministerios
    de Economía y Planificación (MEP), Finanzas y
    Precios (MFP) y las Instituciones Bancarias;
12. contratar con las entidades correspondientes los
    abastecimientos y los servicios
    que se requieran;
13. exigir el cumplimiento de los contratos
    firmados con las entidades acopiadoras, suministradoras y de
    prestación de servicios; reclamando y demandando las
    afectaciones económicas sufridas;
14. gestionar con las Instituciones Bancarias
    correspondientes los créditos para la producción y las
    inversiones y velar por la amortización correcta, acorde con las
    normas establecidas al respecto;
15. dar baja y vender los activos fijos
    tangibles de conformidad con la legislación vigente, en
    caso de venta la
    primera opción será la Empresa
    estatal. Esta acción no podrá ejecutarse cuando
    vaya en detrimento del cumplimiento de los planes de
    producción;
16. controlar el uso de los bienes que
    constituyen su patrimonio,
    la tierra y
    otros bienes entregados en usufructo y velar por su
    utilización y correcta conservación;
17. impulsar y ejecutar la construcción y mantenimiento de viviendas
    e instalaciones de uso social y el desarrollo de las
    producciones agropecuarias destinadas al autoabastecimiento de
    los cooperativistas y sus familiares; con el objetivo de
    lograr la incorporación y la estabilidad de su fuerza de
    trabajo,
    así como asegurar mejores condiciones de trabajo y de
    vida a sus miembros;
18. trabajar por la aplicación consecuente de los
    adelantos de la ciencia y
    la técnica con el objetivo de mejorar sus niveles de
    eficiencia;
19. estimular el nivel de instrucción y el
    desarrollo de actividades culturales, deportivas y recreativas
    de sus miembros. para hacerlos más útiles a la
    sociedad y
    al colectivo que integran;
20. apoyar y promover el desarrollo de la
    emulación socialista, interna y la externa, esta
    última con otras UBPC, estimulando a los más
    destacados de acuerdo con los fondos disponibles;
21. impulsar la aplicación de la política
    energética tendente al ahorro y uso
    racional de la energía y el combustible, así como
    propender a la máxima utilización posible de las
    fuentes
    renovables y naturales de energía;
22. utilizar adecuadamente de acuerdo con sus necesidades
    productivas a los estudiantes bajo el principio martiano de
    estudio-trabajo;
23. incrementar la cría y doma de animales para
    tracción y tiro animal, la preparación y
    producción de implementos agrícolas para el trabajo
    con bueyes y la utilización de biofertilizantes y
    biopesticidas;
24. desarrollar otras producciones secundarias como son:
    acuicultura, gallinas rústicas, porcinos, conejos, ovino
    caprino, caña para guaraperas y otras, tanto para
    autoabastecimiento o con destino a la población local, previa aprobación
    en su objeto social;
25. desarrollar relaciones de cooperación y
    colaboración con la comunidad en
    cuanto a suministro directo de producciones necesarias a las
    instituciones sociales, realización de actividades
    recreativas y culturales y construcción y
    reparación de caminos y otras actividades de
    interés común;
26. ser sujeto de controles, auditorias e
    inspecciones que se determinen por el MINAGRI y otros
    organismos Estatales y Órganos Fiscales
    competentes;
27. exigir y cumplir la legislación agraria
    vigente en las tierras que mantiene en usufructo y no permitir
    ni autorizar ocupaciones o cesiones de éstas por
    terceros;
28. cumplir lo dispuesto en la legislación
    laboral, de seguridad
    social y cualquier otra que le sea aplicable; y
29. cumplir la política y demás
    disposiciones para la selección y preparación de
    dirigentes de las UBPC dictadas por el MINAGRI.

El cumplimiento de los aspectos contemplados en las
atribuciones, funciones y obligaciones
obliga a la UBPC-G a realizar una correcta administración de sus recursos y a la vez
preservar y fortalecer su autonomía.

Bases legales de su
constitución.

Toda UBPC-G adquiere personalidad
jurídica propia a partir de su inscripción en el
Registro
correspondiente de la Oficina Nacional
de Estadísticas, la que será solicitada
en un término no mayor de quince días posteriores a
la fecha de haberse efectuado la Asamblea de constitución. En cada UBPC-G se conforma un
Expediente de Constitución en el que debe
figurar:

1. Resolución del Delegado Territorial del
   MINAGRI que autoriza su constitución
2. Acta de la Asamblea de Constitución
   protocolizada ante Notario público
3. Documentos que acreditan la inscripción en
   los Registros
   oficiales tanto de la UBPC – G como de sus bienes
   patrimoniales y los concedidos en usufructo
4. Tasación de los bienes vendidos a la UBPC –
   G
5. Relación de los bienes recibidos en
   usufructo
6. Solicitud de constitución firmada por todos
   los miembros y personas solicitantes
7. Resolución que aprueba el objeto social de
   la UBPC-G
8. Convenio de trabajo entre la Empresa
   Pecuaria Municipal y la UBPC-G. este convenio debe estar
   suscrito por el Directos de la Empresa Pecuaria Municipal y
   el (la) Administrador
   (a) de la UBPC-G debiendo contar con los siguientes
   anexos:

• Totalidad de las tierras entregadas en
  usufructuación con sus áreas cultivables
  ubicación , linderos y croquis o modificaciones de los
  mismos
• Medios traspasados a la UBPC-G y su
  tasación. Incluye las viviendas traspasadas y su
  régimen legal
• Establece los volúmenes de carne y leche
  comprometidos a alcanzar y otros aspectos vinculados con el
  cumplimiento del plan de
  producción
• Relación de los servicios básicos y
  suministros que brindará la Empresa Pecuaria Municipal
  a la UBPC-G

1. Documentos relacionados con su vida
   legal

• Decreto Ley No. 142
  del Consejo de Estado
• Acuerdo No. 2708 del Comité Ejecutivo del
  Consejo de Ministros
• Resolución No. 629/2004
• Reglamento Interno de la UBPC-G y su acta de
  aprobación por la Asamblea.

Por la importancia de estos documentos cada
UBPC-G debe contar con un expediente general en el cual queden
ordenados y permitan su actualización periódica.
Además de estos documentos que constituyen la base del
funcionamiento de las UBPC-G, éstas deben poseer aquellos
que regulan su funcionamiento periódico
entre los cuales se encuentran:

• acta de aprobación del (la) Administrador
  (a) y miembros de la Junta
• Todos los contratos suscritos por la
  UBPC-G
• Actas de Asambleas Generales efectuadas y acuerdos
  tomados
• Actas de reuniones que realiza la Junta de Administración y acuerdos
  tomados
• Otras disposiciones legales referidas a su
  actividad y documentos rectores de la actividad
  agro-ganadera

En resumen estos son los documentos fundamentales que
cada UBPC-G debe proteger y cuidar, así como manejar y
dominar ya que respaldan la existencia y funcionamiento de estas
unidades y a la vez su continuidad legal.

Con independencia
de estos documentos cada UBPC-G debe poseer un juego de
planos completo con su división en fincas, programa de
variedades de pastos, siembras, fertilización, manejo
genético del rebaño, con el nivel de detalle
necesario y colocar algunos de ellos de forma visible y bien
protegidos.

También debe archivar la información
relacionada con la situación económica y productiva
de la UBPOC-G y las incidencias más significativas,
así como el inventario de sus
activos fijos
tangibles y aspectos que permitan conocer la historia y transformaciones
que han ocurrido durante su desarrollo y a un (a) nuevo (a)
Administrador (a), su evolución.

Organización interna.

Uno de los elementos más importantes para lograr
la consolidación y desarrollo adecuado de una UBPC-G es el
relativo a su organización interna y funcionamiento, lo
que no siempre está claro y en general, cuando esto
ocurre, se mantienen las características de los modelos
organizativos que le precedieron, en este caso de las Granjas del
Pueblo, Distritos, las Brigadas Permanentes de producción
(BPP) y las Granjas Pecuarias. Hay que tener presente que ahora
estamos en presencia de un colectivo de cooperativistas que son
dueños de la producción y de los medios de
trabajo.

Dentro de las UBPC-G coexisten, interrelacionados en
forma armónica, tres órganos de dirección: la Asamblea General, la Junta de
Administración y el (la) Administrador (a) de la Unidad,
cada uno de ellos con facultades y responsabilidades bien
delimitadas dentro del contexto de la Unidad.

La Asamblea General

La Asamblea General es el órgano superior de
dirección de la UBPC-G, se integra con todos los miembros
de ésta y elegirá a su Administrador y Junta de
Administración por un término de cinco (5)
años.

La Asamblea General se reunirá mensualmente para
tratar aspectos relacionados con su funcionamiento y
gestión y con la actividad sindical. No obstante
podrá reunirse con carácter extraordinario cuando así
lo acuerden el (la) Administrador (a) y el (la) Secretario (a) de
la
Organización Sindical, para tratar asuntos urgentes
que así lo requieran o cuando lo soliciten por escrito
fundamentado por más del 50% de sus miembros.

La Asamblea General, tanto ordinaria como
extraordinaria, se cita y es presidida de conjunto por el (la)
Administrador (a) y el (la) Secretario (a) de la
Organización Sindical.

La convocatoria para la Asamblea General ordinaria se
cita con no menos de tres (3) día de antelación a
su celebración y las extraordinarias con no menos de 24
horas. Para adoptar acuerdos las Asambleas requerirán la
asistencia del 75 % de sus miembros y éstos se toman por
mayoría de los asistentes.

La Asamblea General como órgano superior de la
UBPC-G tendrá entre otras las atribuciones
siguientes:

1. Aprobar y modificar el Reglamento Interno de la
   UBPC-G
2. Conocer y aprobar el Programa de Desarrollo y los
   Planes de Producción e Inversiones
3. Determinar la cuantía de los anticipos para
   todos los miembros, teniendo en cuenta la situación
   económica de la entidad y la conveniencia de lograr una
   diferenciación por la complejidad, importancia, y
   productividad del trabajo que cada uno
   realiza
4. Aprobar la utilización del fondo de reserva,
   cuidando establecer una cuantía mínima para las
   contingencias
5. Conocer y aprobar el balance financiero
6. Elegir y sustituir al (la) Administrador (a) y
   demás miembros de la Junta de Administración,
   sobre la base del cumplimiento de la política y
   demás disposiciones para la preparación y
   selección de los dirigentes de la UBPC-G, dictadas por
   el Ministro de la Agricultura
7. Aprobar la admisión y separación
   definitiva de los miembros
8. Elegir a los miembros que participarán en
   cursos nacionales e internacionales y actividades de
   capacitación
9. Aprobar las formas de vinculación del hombre al
   área, sus ingresos y
   reglamentación de los estímulos
10. Acordar la cuantía y los procedimientos
    para la distribución de los productos de
    autoabastecimiento, así como los precios que garanticen
    la costeabilidad o rentabilidad
    adecuada a los fines de estas producciones
11. Conocer, examinar y aprobar las propuestas para la
    disminución de los costos y lograr
    la costeabilidad y rentabilidad de la UBPC-G
12. Aprobar la asignación de viviendas
13. Aprobar la contratación de fuerza de trabajo
    adicional o eventual
14. Aprobar el sustituto temporal del (la) Administrador
    (a) de la UBPC-G
15. Aprobar para la consideración, evaluación y decisión de la
    instancia correspondiente la propuesta de fusión,
    división o disolución de la entidad
16. Modificar, anular o ratificar las medidas
    disciplinarias aplicadas por el (la) Administrador (a) y la
    Junta de Administración y aplicar la separación
    definitiva
17. Conocer de los resultados de las inspecciones,
    auditorias y controles efectuados por los Organismos
    competentes y aprobar el Plan de Medidas para erradicar las
    violaciones y la aplicación de las medidas
    disciplinarias y de responsabilidad material que sean necesarias y
    exigir la presentación de las denuncias ante las
    autoridades competentes cuando así resulte
    proceden

La Junta de
Administración

La Junta de Administración es el órgano
ejecutivo y administrativo de la UBPC-G. Sus miembros son
elegidos por la Asamblea General correspondiente por un
término de cinco (5) años mediante votación
abierta y por el voto del 50% más uno de los presentes,
con excepción del (la) Administrador (a) que requiere el
75% de los votos, siendo necesaria la asistencia del 75 % de los
miembros. La revocación o sustitución del (la)
Administrador (a) y demás miembros de la Junta se
efectúa de acuerdo con el mismo procedimiento.

La Junta de Administración estará
integrada por la cantidad de miembros que determine la Asamblea
General, en atención a la división de funciones
que ésta haya aprobado. Los miembros atenderán las
funciones que se le asignen en el Reglamento Interno.

Cuando algún miembro de la Junta de
Administración demuestre incapacidad para el cargo, cometa
errores o incurra en otras conductas que le hagan desmerecer en
el concepto
público, podrá ser revocado antes del vencimiento
del término para el que haya sido elegido, por la Asamblea
General, para lo cual solo se exigirá el voto favorable de
la mayoría de los integrantes. Igualmente se
procederá en caso de enfermedad u otra causa que le
imposibilite ejercer el cargo. El proceso de
revocación puede ser promovido excepcionalmente por la
entidad que atiende la UBPC-G de conjunto con la
Organización Sindical, cuando la propia Junta o la
Asamblea General no tomen la iniciativa.

La Junta de Administración tendrá las
atribuciones y funciones que les sean definidas por la Asamblea
General en su Reglamento Interno, entre las que se encuentran las
siguientes:

1. cumplir y hacer cumplir los acuerdos de la Asamblea
   General, el Reglamento General, el Reglamento Interno y
   demás disposiciones legales vigentes que sean
   aplicables;
2. organizar el proceso productivo, garantizar el
   cumplimiento de las normas agrotécnicas,
   zootécnicas y demás que le sean
   inherentes;
3. acordar la imposición de medidas
   disciplinarias en los casos de su competencia;
4. informar y rendir cuenta a la Asamblea General al
   cierre de cada trimestre sobre la situación
   económica de la UBPC – G y de manera extraordinaria
   cuando la Asamblea lo solicite;
5. responder de la
   administración del patrimonio cooperativo y de la
   utilización y conservación de la tierra y
   demás bienes entregados en usufructo;
6. presentar a la Asamblea General proyectos e
   iniciativas encaminadas al mejor funcionamiento de la UBPC –
   G;
7. suministrar la información oficial establecida
   y garantizar la elaboración de los balances financieros
   y su presentación en fecha;
8. aprobar la concertación de los contratos con
   las entidades del Estado y
   demás entidades y exigir su cumplimiento y
   ejecución;
9. aprobar la venta de las producciones fuera del
   contrato de
   conformidad con las facultades de la UBPC – G;
10. elaborar de conjunto con la Organización
    Sindical el Proyecto de
    Reglamento Interno y someterlo a la aprobación de la
    Asamblea General;
11. garantizar la entrega en tiempo y
    forma de los documentos e informes
    establecidos en las normas vigentes necesarios para el control y
    recuperación de los préstamos;
12. velar por el cumplimiento del objeto social aprobado
    a la UBPC – G y sancionar o proponer las sanciones a los que
    ejecuten operaciones no
    autorizadas;
13. proponer la baja o la venta de los activos fijos
    tangibles de conformidad con lo establecido en el inciso o) de
    las atribuciones, funciones y obligaciones;
14. cumplir la política y disposiciones sobre la
    selección y preparación de los dirigentes
    establecidas por el Ministerio de la Agricultura;
15. proponer a la Asamblea General al sustituto temporal
    del (la) Administrador (a);
16. establecer los precios de venta de los productos de
    autoabastecimiento en casos urgentes en que la Asamblea General
    se vea imposibilitada de hacerlo; y
17. mantener y conservar el expediente laboral de los
    miembros de la UBPC – G, así como el registro y control
    del tiempo laborado e ingresos recibidos por cada
    uno.

La Junta de administración se reunirá
cuantas veces fuera necesario por convocatoria de su
Administrador (a) o a solicitud del 50 % de sus miembros. Para
que haya quórum se requiere que estén presentes el
75% de sus integrantes.

Las decisiones de la Junta de Administración en
el ámbito de su competencia son de obligatorio
cumplimiento para todos los miembros de la UBPC – G y sólo
pueden ser revocadas o modificadas por la propia Junta o por la
Asamblea General.

El (la) Administrador (a).

El (la) Administrador (a) de la UBPC – G es el (la)
representante legal de ésta, ante los Órganos,
Organismos y demás Entidades estatales y no estatales en
todos los asuntos relacionados con ella como organización
económica y social y responde por el cumplimiento de los
mandatos otorgados por la Asamblea General y la Junta de
Administración y por las funciones y atribuciones que le
han sido conferidas.

El (la) Administrador (a) tendrá las funciones y
atribuciones que le confieren los miembros de la UBPC – G y en su
Reglamento Interno, para lo cual se apoyará en los
demás miembros de la Junta de Administración, entre
los más generales se establecen los siguientes:

1. presidir la Asamblea General y la Junta de
   Administración
2. cumplir y hacer cumplir la política
   establecida para la organización y funcionamiento de la
   UBPC – G
3. abrir y cerrar cuentas bancarias según lo
   dispuesto en la legislación vigente y operarlas
   conjuntamente con el miembro de la Junta de
   Administración que atiende las funciones
   económicas;
4. efectuar la solicitud de créditos de acuerdo
   con los intereses y necesidades de la UBPC – G;
5. exigir el cumplimiento de las funciones inherentes a
   cada miembro de la UBPC – G;
6. representar a la UBPC – G en la elaboración de
   su Programa de Desarrollo;
7. dirigir y controlar la elaboración y
   ejecución del Plan de Producción y de Inversiones
   de la UBPC – G;
8. firmar o autorizar en su caso la firma de los
   contratos económicos y otros que deba suscribir la UBPC
   – G;
9. responde en representación de la Junta de
   Administración por el cumplimiento del Programa de
   Desarrollo y por los planes de producción, rendir cuenta
   a la Asamblea General e informar a las autoridades del MINAGRI
   de los resultados alcanzados;
10. rendir cuenta ante la Asamblea General de las
    actividades de la Junta de Administración y de los
    mandatos otorgados por ésta;
11. convocar a las reuniones de la Asamblea General, ya
    sean ordinarias o extraordinarias, de acuerdo con lo
    establecido para estos casos;
12. responder a las autoridades estatales competentes del
    cumplimiento de las medidas adoptadas resultantes de
    auditorias, inspecciones y controles efectuados a la
    entidad;
13. asignar las funciones a cada miembro de la Junta de
    Administración y controlar su cumplimiento;
14. exigir y responder por el cumplimiento del Reglamento
    Interno y demás disposiciones legales vigentes que le
    sean aplicables; y
15. imponer medidas disciplinarias en los casos de su
    competencia.

El Reglamento Interno

El Reglamento Interno de las UBPC-G es el documento
donde se precisan las regulaciones que regirán su
funcionamiento y el del colectivo que la integra.

Este documento debe ser aprobado por la Asamblea
General, recoger las disposiciones vigentes en el Reglamento
General y contener todos aquellos elementos que caracterizan el
funcionamiento de la Unidad.

El Reglamento Interno es el documento más
importante de la UBPC-G ya que además de regular todo lo
relacionado con el funcionamiento de estas Unidades, adapta cada
uno de los elementos del Reglamento General a las
particularidades de cada lugar, por lo que en función de
la calidad con que se elabore será su vigencia y
efectividad. No es un documento formal, sino un elemento
necesario a través del que se le exige a cada miembro de
la UBPC-G los deberes y obligaciones que tiene ante el colectivo
y establece los derechos de los cuales es
acreedor.

Por lo antes expuesto se establece que cada UBPC-G
cuente son su propio Reglamento, sin que esté obligada a
que sea igual o similar al de otra Unidad.

Los Reglamentos Internos tienen formatos diferentes pero
por su importancia deben contener aspectos tales como:

• Atribuciones, funciones y obligaciones de la
  Unidad
• Periodicidad de reuniones de la Asamblea
  General
• Personal facultado para citar a reuniones
  extraordinarias de la Asamblea
• Atribuciones de la Asamblea General
• Funciones establecidas para la Junta de
  Administración y su organización
• Facultades, obligaciones y atribuciones de los
  miembros de la Junta
• Reglas para el ingreso a la UBPC-G
• Deberes y derechos de los miembros
• Definición de los anticipos y otros
  beneficios
• Definición de las formas de
  distribución de los estímulos asociados con los
  resultados de la producción
• Formas de distribución de las
  utilidades
• Disciplina laboral
• Medidas disciplinarias y
  apelación
• Responsabilidad material de sus
  miembros

Estos aspectos entre otros son los que conforman el
documento más importante de las UBPC-G. Su observancia,
cumplimiento y perfeccionamiento constituyen la base de la
consolidación de esta organización.

III. LA ECONOMÍA Y LAS
FINANZAS

En las UBPC-G, por sus características y principios de
funcionamiento la economía juega un papel fundamental por
ser la base de todas las decisiones que se toman y su incidencia
en la medición de los resultados finales. En este
punto se exponen de forma resumida los aspectos económicos
y financieros que deben dominarse.

El programa económico

El programa económico de las UBPC-G es su plan
técnico económico que en su proyección, debe
estar dirigido a lograr el aumento de la producción de
leche y carne mediante el incremento de los rendimientos
agrícolas, un mejor manejo del rebaño, la
reducción de los costos y reflejar la mejor alternativa en
función de los recursos disponibles.

La planificación en las Unidades se
efectuará de forma simplificada debido a las variaciones
que introducen el clima y las razas
así como las particularidades de la producción
agropecuaria, por lo que se elaboran los siguientes
planes:

• Plan de producción de leche
• Plan de producción de carne
• Plan de producción de alimentos
  para el ganado
• Plan de producciones de
  autoabastecimiento
• Presupuesto de gastos por
  actividades
• Determinación de costos
  predeterminados
• Plan de inversiones:

• Fomentos agrícolas
• Mejoramiento del rebaño
• Instalaciones
• Reparaciones capitales
• Maquinaria, transporte
  y otros

Para que el plan y el presupuesto de
gastos elaborados sean de utilidad para la
Unidad, estos deben vincularse con las programaciones de las
diferentes actividades que se realicen, para de esta forma
valorar objetivamente la correspondencia entre la
planificación y la ejecución de las diferentes
labores y tomar las decisiones que permitan alcanzar los
objetivos y metas plasmadas en el plan.

El programa económico una vez concluido, se
presenta a la Dirección de Finanzas del municipio para su
revisión, en los modelos establecidos y en el plazo o
fecha fijado para realizar sus operaciones en el año. Se
aprueba considerando el dictamen previo que realiza la
comisión integrada por los representantes de la Empresa
Pecuaria municipal, el Banco y Finanzas
del municipio, valorando dentro de este proceso aquellos casos de
UBPC-G que requieren ayuda económica paro poder ejecutar
sus operaciones.

La ayuda económica se brinda durante un plazo de
tres años, prorrogable a cinco en casos excepcionales,
cuando la UBPC-G no cuente con los fondos necesarios para
enfrentar las actividades fundamentales. La ayuda
económica no cubre las siguientes
pérdidas:

• Pérdidas en comedores
• Pérdidas en la actividad de
  autoabastecimiento
• Anticipos que excedan el límite fijado (en
  la actualidad $ 8.00 diarios)

La ayuda económica no se reintegra, ni paga
intereses y comienza a otorgarse cuando el crédito
bancario de producción se ha agotado. Debe aclararse que
está estipulado que se brinde por tiempo limitado, por lo
que toda UBPC-G tiene que luchar por lograr su autosuficiencia
económica en el plazo de tiempo más breve
posible.

Las UBPC-G deben informar trimestralmente sobre los
resultados obtenidos y sus proyecciones inmediatas a las
Direcciones de Finanzas municipales, con el objetivo de que
éstas puedan evaluar los resultados y tomar las decisiones
que correspondan.

Todo este proceso presentado en forma resumida en sus
aspectos más significativos se regula con precisión
en las metodologías elaboradas por el MINAGRI a estos
efectos.

La Contabilidad y los Costos

La creación de las UBPC – G ha traído como
consecuencia el diseño
de un sistema de
Contabilidad y Costo que
garantice, de forma fidedigna, el registro de los hechos
económicos que tienen lugar en estas Unidades, así
como la elaboración de los informes y balances
económicos que deben ser analizados por la Asamblea
General de sus miembros y otros Órganos y Organismos
rectores de la economía del país.

El sistema se ha elaborado con la finalidad de que
cumpla las funciones contables y la determinación de los
costos, de forma tal que sin perder el rigor necesario, se logre
una mayor comprensión por parte de los encargados del
análisis de los estados
financieros y los resultados económicos
obtenidos.

Partiendo de la existencia en cada UBPC-G del sistema de
Contabilidad y Costos establecido, el (la) Administrador (a) y el
(la) miembro de la Junta encargado (a) de esta actividad
económica deberán garantizar:

• Que el libro
  mayor se encuentre habilitado de acuerdo con las normas
  vigentes, actualizado y legalizado.
• Que las cifras del libro mayor se correspondan con
  las reportadas en el último balance.
• Tener implantados y actualizados los registros
  de

• Comprobantes
• Ingresos
• Pagos
• Medios monetarios en general

• Y los submayores de:
• • Inventarios (medios de
    rotación)
  • Activos fijos tangibles
  • Derechos
  • Obligaciones

• Confeccionar los comprobantes de Contabilidad,
  actualizar y cuadrar con el libro mayor, los submayores, en
  el momento que se ejecuten las operaciones.
• Controlar los activos fijos tangibles e
  inversiones.
• Controlar los inventarios
  para conocer las existencias de los productos almacenados y
  tomados como base para determinar los sobrantes o faltantes
  que puedan existir, según lo establecido.
• Utilizar correctamente los modelos de informe de
  recepción:

• Vales de entrega de materiales
• Reportes de consumo de
  combustible, entre otros.

• Que todos los productos que se reciban estén
  acompañados con su factura y
  con los precios establecidos según listado
  oficial..
• Conocer el efectivo en caja y el fondo para pagos
  menores y que los ingresos en efectivo se realicen mediante
  el modelo
  correspondiente, especificando el concepto del
  ingreso.
• Efectuar periódicamente la
  conciliación de todas las cuentas
  bancarias.
• Confeccionar las nóminas y controlar el número y
  la fecha del cheque
  mediante el cual se extrae el efectivo, para su
  pago.
• Garantizar el control del trabajo realizado por los
  cooperativistas, tener implantado y actualizado el registro
  de anticipos pagados, así como el tiempo de
  trabajo.
• Tener habilitados, actualizados y cuadrados entre
  sí y con el libro mayor, los submayores de gastos, en
  que se registran las operaciones bajo este
  concepto.
• Habilitar el Submayor de producción en
  proceso de acuerdo a los centros de costos en que se
  registran las operaciones, mantenerlo actualizado y cuadrado
  con el mayor.
• Elaborar los modelos oficiales para la
  determinación de los costos, para conocerlo e informar
  periódicamente a la Junta de Administración y
  la Asamblea de cooperativistas.
• Confeccionar los estados financieros y presentarlos
  a los niveles y Organismos establecidos en las fechas que se
  les señalen.
• Elaborar análisis económicos
  periódicos para informar a la Junta de
  Administración y la Asamblea de cooperativistas sobre
  los resultados alcanzados por la UBPC-G y las medidas a tomar
  para mejorar los resultados.
• Mantener el control y gestionar los cobros por la
  entrega de la producción fundamental, otros materiales
  y los servicios prestados a las Empresas con
  que se relacionan y otras entidades, según las tarifas
  vigentes o por los convenios establecidos.
• Entregar las producciones de su objeto social a las
  empresas definidas y convenirlas, precisando volumen total
  y calidad.
• Tener en su poder cuantas instrucciones y
  resoluciones se emitan en relación a los sistemas de
  Contabilidad y Costos, Finanzas, Precios, Legislación
  Bancaria y otras vinculadas a la economía de la
  UBPC-G.

Los precios

En materia de
pecios las UBPC-G deberán conocer todas las resoluciones e
indicaciones que establecen la formación de los precios
mayoristas de los productos nuevos de producción nacional
y de los precios de empresa de los productos importados,
así como las tarifas establecidas para el pago y cobro de
los servicios.

En tal sentido deberán tener en su poder o
consultar con las resoluciones que regulan los precios para los
insumos fundamentales, así como para las producciones
ganaderas y no ganaderas.

Del listado oficial de precios:

• Productos con precios estabilizados (insumos,
  agricultura agropecuaria, autoconsumo)
• Producciones de autoconsumo, que son iguales a los
  precios de población y minoristas, excepto las carnes
  y los granos, que se mantienen los vigentes antes del
  perfeccionamiento de los precios.

Relaciones con el Banco.

El Banco es la entidad encargada de darle el financiamiento
para sus producciones a la UBPC-G por lo que mantienen relaciones
constantes de trabajo y deben respetar en sus relaciones los
siguientes aspectos:

• Cumplir lo establecido en las normas y el contrato
  de crédito
• Utilizar los préstamos en los fines para los
  que fueron concedidos
• Facilitar al Banco las comprobaciones
  físicas y entregar los documentos e informes que
  éste solicite para el otorgamiento, control y
  recuperación de los créditos

El Banco otorga a las UBPC-G diferentes tipos de
créditos que incluyen el realizado para el pago de la
dotación inicial. Los principales son los
siguientes:

Créditos de
producción

Cubren, en los cultivos temporales, los gastos desde la
etapa de acondicionamiento del terreno hasta la
recolección, beneficio y almacenamiento
del producto.

En los cultivos permanentes, en todos los casos, los
gastos de recolección, los de beneficio y almacenamiento.
Además cubren en las plantaciones no forestales los gastos
de atención al cultivo.

Créditos de
inversión

Cubren los gastos de adquisición o
construcción de activos fijos tangibles y las reparaciones
capitales de los mismos, así como los de fomento,
renovación o rehabilitación de plantaciones
permanentes y los de acondicionamiento del terreno que
estén incluidos en el plan de la UBPC-G aprobado por la
Asamblea de miembros y la entidad estatal
correspondiente.

En el acondicionamiento de terrenos cubre los gastos de
buldoceo, desbroce de manigua, la aplicación de medidas
antierosivas y además los de relleno, aplicación de
abonos orgánicos, encalamiento y otras enmiendas, cuando
no se aplique anualmente. Cuando el acondicionamiento de terrenos
sea para un cultivo permanente, estos gastos se incluirán
en el correspondiente crédito de inversión de la producción de que se
trate y no se otorgará un crédito aparte para el
mismo.

Este crédito también cubre la
adquisición de maquinaria y equipos, medios de transporte
y animales de trabajo, los gastos de adquisición,
manipulación y transporte hasta la UBPC-G y los
instalación y montaje.

La adquisición de ganado para pie de cría
o leche, los gastos de las operaciones llevadas a cabo por la
propia UBPC-G o los de tasación, cuando los pie de
cría sean producidos por la propia Unidad se pueden cubrir
con este crédito.

Por último se puede utilizar en los casos de las
reparaciones capitales de los activos fijos tangibles, en los
gastos de las reparaciones llevadas a cabo por la propia UBPC-G o
las pagadas a la entidad que preste el servicio.

Los préstamos que el Banco otorga a las UBPC-G
devengan una tasa básica de interés anual del 4%
desde la fecha de su entrega hasta su total amortización.
En los préstamos prorrogados, esta tasa se incrementa
hasta el 5% y en los vencidos hasta el 6%.